Jak to działa

1 Start i logowanie

Do iApprove logujesz się e-mailem i hasłem albo kontem Google.

1. Wejdź na app.iapprove.pl.
2. Podaj e-mail i hasło i kliknij Zaloguj się — albo użyj Zaloguj się przez Google.
3. Nie masz konta? Kliknij Zarejestruj się — po rejestracji potwierdzisz e-mail linkiem.

💡 Problem z logowaniem? Użyj linku „Problem z logowaniem lub rejestracją? Zgłoś" pod formularzem — zgłoszenie trafi wprost do naszego wsparcia.

2 Mój pulpit

Pulpit odpowiada na jedno pytanie: co wymaga Ciebie. Wszystko, co pilne, jest tu.

1 2 3 4 5 6

• 1Sekcja JA — Twoje osobiste widoki: pulpit, sprawy w toku, kalendarz, powiadomienia (licznik nieprzeczytanych).
• 2Podejmij decyzję — główny przycisk systemu: stąd uruchamiasz każdą uchwałę/decyzję (rozdział 6).
• 3Liczniki — aktywne uchwały, posiedzenia, dokumenty w obiegu, sprawy po terminie. Klikalne.
• 4Co wymaga Ciebie — zadania czekające na Twój głos lub podpis, pogrupowane po spółce.
• 5Twoje spółki — portfel z rolą i stanem; „Dodaj spółkę" po prawej.
• 6Moje spółki (menu) — szybki skok do przeglądu, dokumentów i ustawień każdej spółki.

3 Sprawy w toku, kalendarz, powiadomienia

Trzy osobiste skrzynki: Sprawy = co masz zrobić, Kalendarz = co i kiedy, Powiadomienia = co się wydarzyło.

1. Moje sprawy w toku — segmenty „Do mnie" (Twój głos/podpis) i „Czekam na innych". Każdy wiersz prowadzi wprost do akcji.

1. Mój kalendarz — posiedzenia i terminy ze wszystkich spółek; każdy wpis dodasz do Google Calendar albo pobierzesz jako .ics.

1. Powiadomienia — repertorium zdarzeń: spółka · organ · zdarzenie · stan. Chip po prawej mówi, dokąd prowadzi klik (sprawa, księga, status…).

4 Dodanie spółki po numerze KRS

Podajesz sam numer KRS — dane spółki, skład organów i wspólników pobieramy z rejestru.

1. Kliknij Dodaj spółkę (pulpit lub „+" przy Moje spółki).
2. Wpisz 10-cyfrowy numer KRS i kliknij „Szukaj w KRS".
3. System sprawdzi po numerze PESEL, czy figurujesz w organach spółki: jesteś w KRS → potwierdzasz role i spółka jest gotowa; nie figurujesz → wybierasz swoją sytuację (np. „Działam z upoważnienia"), a dostęp potwierdzi zarząd.

💡 Jeśli spółka ma już konto w iApprove (założone przez kogoś innego), nie utworzysz duplikatu: członka organu potwierdzonego w KRS system dołącza do istniejącego konta, a pozostałe osoby mogą poprosić o dostęp — decyzję podejmuje administrator konta spółki (rozdział 10).

5 Przegląd spółki

Wizytówka spółki: kto zasiada w organach, jaki jest stan compliance i ustrój.

1 2 3 4 5 6

• 1Karta spółki — firma, NIP/KRS/REGON, statusy CRBR i ustroju.
• 2„Jesteś:" — Twoje role w tej spółce (np. Członek zarządu, Wspólnik). Od nich zależy, co możesz.
• 3Odśwież z KRS — pobiera aktualny stan rejestru (skład, kapitał, adres).
• 4Baner ustroju — dopóki nie wczytasz umowy spółki, obowiązują domyślne reguły KSH. „Wczytaj ustrój" = analiza umowy przez AI (rozdział 11).
• 5Kafle organów — Zarząd / Zgromadzenie Wspólników ze składem; „Otwórz organ" prowadzi do decyzji i składu danego organu.
• 6Pasek Compliance — punktacja spółki; klik otwiera listę „co poprawić".

6 Podjęcie decyzji — uchwały

Każdą uchwałę uruchamiasz jednym przyciskiem Podejmij decyzję. Kreator prowadzi Cię przez organ, tryb i treść.

1. Kliknij Podejmij decyzję (na pulpicie, przeglądzie spółki albo w menu bocznym).
2. Wybierz organ, który decyduje — system pokazuje Twoją rolę i podpowiada, kto zagłosuje.
3. Wybierz typ uchwały z katalogu (albo własną treść) — szablon podpowie wymaganą większość i tryb tajności zgodnie z KSH.
4. Wybierz tryb: posiedzenie, głosowanie pisemne lub obiegowe — a przy jedynym wspólniku decyzja zapada od ręki.
5. Po głosowaniu system sam policzy wynik (większości wg KSH lub umowy spółki) i przygotuje akt do podpisu.

1 2 3

• 1Nowa decyzja — kreator otwiera się na wyborze organu.
• 2Karty organów — przy każdym widzisz swoją rolę (np. „wspólnik 60%") i kto z organu ma konto; brakujące osoby możesz od razu zaprosić.
• 3Podpowiedź — wybór organu przesądza tryby, większości i krąg głosujących.

⚠ Wynik głosowania i wymagane większości (np. bezwzględna dla ZW, 2/3 dla zmian umowy) system liczy automatycznie zgodnie z KSH — a jeśli wczytasz umowę spółki, zgodnie z jej postanowieniami.

6a. Tryb podjęcia — dobrany do składu

System pokazuje tylko tryby ważne dla Waszego grona i tłumaczy każdy z artykułem KSH.

Art. 240 (wszyscy razem, bez zwoływania) · art. 227 §2 obieg jednomyślny · art. 227 §2 głosowanie pisemne większością · zgromadzenie formalnie zwołane

6b. Treść — podgląd aktu na żywo

1 2 3 4

• 1Szablon — katalog typów z KSH (powołania, zgody, dopłaty…) albo „Inne" z własną treścią.
• 2Tytuł i treść (§ 1) — piszesz tylko meritum; preambułę, numerację i paragrafy końcowe składa system.
• 3Podgląd uchwały — gotowy akt na żywo, dokładnie tak, jak zostanie wygenerowany.
• 4Pasek prawny — wymagana większość, rodzaj podpisu i jawność głosowania dla wybranego typu.

6c. Podsumowanie — kto zagłosuje

Lista uprawnionych z udziałami wyprowadzona z danych spółki; opcja „Rozpocznij głosowanie od razu po utworzeniu"

6d. Głosowanie i wynik

1 2 3 4

• 1Watermark PROJEKT — do chwili podjęcia dokument jest oznaczony jako projekt.
• 2Wynik na żywo — Za / Przeciw / Wstrzymuję się, pasek ważony udziałem w kapitale (art. 242 §2).
• 3Frekwencja i kworum — oddane głosy i % kapitału; system pilnuje progu.
• 4Kto jeszcze nie zagłosował — lista oczekujących z udziałami.

Panel głosu: przy trybie pisemnym zgoda na tryb (art. 227 §2 KSH) składana razem z głosem — dopiero ona odblokowuje Za / Przeciw / Wstrzymuję się

Po oddaniu głosu — potwierdzenie i „Zakończ głosowanie i ustal wynik" (dla operatora)

1 2 3

• 1Oś statusu — Projekt → W głosowaniu → Podjęta → W obiegu → Podpisana → W archiwum.
• 2Wynik — „Przyjęta": 2/2 głosów, 100% kapitału, próg bezwzględnej większości osiągnięty.
• 3Protokół obiegowy — dokumentuje przebieg obiegu (rozesłanie + głosy + ślad audytowy); uchwała jako załącznik. Stąd akt idzie do podpisu (własny podpis kwalifikowany albo Autenti).

7 Wspólnicy i księga udziałów

Lista wspólników (art. 188 KSH) i księga udziałów prowadzone w jednym miejscu — z podpisem zarządu i eksportem.

1. Menu spółki → Przegląd → kafel Zgromadzenie Wspólników → „Lista wspólników i księga".
2. Zakładka Lista — aktualny stan udziałów; „Zatwierdź i podpisz listę" uruchamia podpis kwalifikowany zarządu.
3. Zakładka Księga udziałów — historia wpisów z podstawą prawną; eksport CSV/PDF.

Lista wspólników

Księga udziałów

8 Dokumenty spółki

Księgi dokumentów korporacyjnych: uchwały, protokoły, oświadczenia, sprawozdania — wszystko podpisane i zarchiwizowane.

1. Menu spółki → Dokumenty spółki — kafle ksiąg (protokoły ZW, uchwały zarządu, sprawozdania finansowe…).
2. Kliknij dokument, by otworzyć podgląd PDF w aplikacji; stąd też pobierzesz plik.
3. Wgraj dokument — dodasz zewnętrzny plik do właściwej księgi; e-sprawozdanie finansowe (XML/XAdES) trafia do dedykowanego importu.

9 Kalendarz compliance

Obowiązki ustawowe spółki (ZZW, sprawozdania, zgłoszenia do KRS) z terminami — system pilnuje ich za Ciebie.

1 2 3 4

• 1Filtr spółki — jeden kalendarz dla całego portfela albo widok pojedynczej spółki.
• 2Dodaj obowiązek — własne terminy (np. umowne) obok obowiązków ustawowych.
• 3„Sprzed dołączenia" — terminy, które minęły zanim spółka trafiła do iApprove; potwierdzasz ich stan jednym kliknięciem („wykonane poza iApprove" / „pilnuj terminu").
• 4Oś przyszłości — nadchodzące obowiązki z organem odpowiedzialnym, podstawą prawną i terminem.

10 Zespół i dostęp do spółki

Kto może działać w spółce i w jakim zakresie: role, pełnomocnictwa, zaproszenia — oraz prośby o dostęp.

1. Menu spółki → Pełnomocnicy — osoby z dostępem, ich role i pełnomocnictwa (POA) z zakresem.
2. Zaproszenie: wybierz osobę ze składu lub podaj e-mail — zaproszony dostaje link i po rejestracji od razu właściwe uprawnienia.
3. Prośby o dostęp: gdy ktoś (np. prawnik in-house) poprosi o dostęp do Twojej spółki, dostaniesz e-mail i powiadomienie → na stronie „Prośby o dostęp" decydujesz: Zaproś albo Odrzuć.

Pełnomocnicy i dostęp

Prośby o dostęp — skrzynka decyzji

💡 Członek organu ujawniony w KRS dołącza do konta spółki automatycznie po weryfikacji w rejestrze — bez czekania na akceptację. Widzi wyłącznie tę spółkę, nie inne dane organizacji.

11 Ustawienia

Ustawienia spółki (ustrój, rok obrotowy, CRBR) i konta (integracje, organizacje, subskrypcja).

1. Menu spółki → Ustawienia spółki — m.in. Ustrój: wgraj umowę spółki, a AI wyodrębni jej reguły (większości, reprezentacja, katalog zgód); każdą propozycję zatwierdzasz jako prawnik.
2. Awatar (lewy dolny róg) → Ustawienia konta — połączenia: Autenti (podpis kwalifikowany), Google (kalendarz, Drive), powiadomienia e-mail, subskrypcja.

Ustawienia spółki

Ustawienia konta